扫描并发送电子邮件（Scan‑to‑Email）是惠普商用一体机实用办公功能，打印机面板直接扫描原稿，以附件形式发送到目标邮箱，无需经过电脑中转。经常遇到：功能打不开、SMTP 认证失败、邮件发送成功但收件箱收不到、报错无法连接邮件服务器等故障。
注意：该功能需要打印机接入互联网；部分邮箱开启二次验证后，普通密码无法登录，需要使用应用专用密码。
一、两种使用方式
方式 1：打印机面板扫描到邮件（EWS 网页服务器配置 SMTP，适合带触摸屏商用机型）
- 在打印机面板查看网络信息，获取打印机 IP 地址；
- 电脑浏览器输入打印机 IP，打开打印机内置 EWS（嵌入式网页服务器）；
- 切换到【扫描 / 数字发送】‑【电子邮件设置】，启用扫描发送邮件功能；
- 填写 SMTP 服务器地址、端口、加密方式、发件邮箱账号、授权密码（应用密码）；
国内邮箱注意：开启 SMTP 服务，二次认证账号填写应用专用密码，不要填登录密码。
- 保存配置，可维护联系人通讯录；
- 原稿放置扫描台或 ADF 输稿器，打印机面板点击【扫描】→【扫描至电子邮件】，填写收件人，设置 PDF/JPEG 格式，执行扫描发送。
方式 2：HP Smart 软件替代方案（兼容性更好，推荐家用 / 小型办公）
如果 SMTP 配置复杂、邮箱安全策略拦截，优先使用 HP Smart。
- 电脑 / 手机安装 HP Smart，打印机与设备处于同一局域网；
- 将原稿放到扫描玻璃，在 HP Smart 完成扫描；
- 扫描完成直接调用系统邮箱，把扫描文档作为附件发出，无需配置 SMTP 服务器。
二、常见故障排查
故障 1：SMTP 认证失败，提示账号密码错误
- 确认邮箱已开启 SMTP 服务；
- 开启两步验证的邮箱，必须填写应用专用密码，不要使用登录密码；
- 核对 SMTP 服务器地址、端口、SSL/TLS 加密模式是否匹配邮箱服务商要求。
故障 2：打印机提示发送成功，但是收件箱收不到邮件
- 检查垃圾邮件、广告邮件文件夹，扫描邮件常会被邮箱安全策略拦截；
- 路由器 DNS 异常，尝试更换公共 DNS；
- 检查打印机是否可以正常访问外网，防火墙不要阻断打印机联网。
故障 3：面板提示扫描到电子邮件功能不可用
进入 EWS 网页，修改邮件首选项，不要强制要求用户登录获取发件人地址，关闭 LDAP / 访问码强制登录限制。
故障 4：网络正常，但无法连接 SMTP 服务器
- 打印机时间时区设置正确，时间错误会造成 SSL 证书校验失败；
- 确认打印机能够访问外网，关闭路由器 AP 隔离；
- 核对 SMTP 服务器域名，不要填写错误。
三、实用避坑提示
- 家用普通消费级惠普打印机部分机型无硬件 Scan‑to‑Email 面板功能，只能通过 HP Smart 软件扫描后发邮件；
- 部分免费邮箱有每日发送上限，频繁扫描发邮件可能被临时限制；
- 优先保存一份扫描文件再发送，避免网络故障造成文档丢失。
故障总结
使用打印机面板扫描发邮件，核心在于 EWS 内正确配置 SMTP 参数与应用密码；遇到邮箱拦截、认证报错，直接改用 HP Smart 软件扫描发送，可规避绝大多数 SMTP 配置难题。